ジョブマッチング 取組事例のご紹介

取組事例 その1

株式会社ジェー・シー・アイ・カスタム＆モビリティー様

株式会社ジェー・シー・アイ・カスタム＆モビリティー様より、商品マスター作成業務のご依頼をいただきました。今回のご依頼について、業務管理本部 春日はるかさんにお話しを伺いました。

業務管理部　春日はるかさん

Q1.商品マスターの作成を行うにあたって課題となっていたことは何でしょうか？

春日さん
受発注業務をより効率化し、日々の業務時間を短縮するためには、商品マスターを早急に充実させることが不可欠であると考えていました。 しかし、登録すべきデータが膨大な量にのぼるため、日常業務と並行しながら一人で作成を進めるには物理的な時間がまったく足りないという大きな課題に直面していました。 「早くシステムを万全な状態にして業務効率を上げたい」という想いがある一方で、自社リソースだけで進めようとすると、逆に膨大な時間を費やしてしまい本末転倒になるというジレンマを抱えていたことが、今回の最大の課題でした。

Q2. 障害者福祉施設へ作業を依頼することに不安はありましたか？ 

春日さん
業務の難易度の高さから、最初は不安を抱いていました。 入力元となるメーカー各社の価格表は統一されておらず、同じ資料内であっても商品ごとに掛け率が変わるなど、一筋縄ではいかない複雑なデータ構造だったからです。 日常的に業務に触れていない外部の方に対して、この複雑な仕組みやルールを「ミスなく伝わるように説明できるだろうか」という、マニュアル化や指示出しの難しさに対する不安が強くありました。

Q3. 実際に作業を依頼してみてどうでしたか？ 

春日さん
当初の不安を完全に払拭してくれる、非常に確実で安心感のあるお仕事ぶりでした。 複雑なルールに関しても「問題ありません」と快く引き受けてくださり、実際の作業ではZOOMを活用して細部まで綿密なすり合わせを行っていただけました。 特に印象的だったのは、作成したデータを別事業所でチェックするという徹底した品質管理体制です。この手厚い仕組みのおかげで、仕上がりへの不安が信頼へと変わりました。スケジュール管理も徹底されており、常に順調なペースで期限通りに納品いただけたため、業務の計画が非常に立てやすかったです。

Q4. 納品物のクオリティはご満足いただけましたか？

春日さん
大変満足のいくクオリティでした。 あれほど複雑な価格表や掛け率のルールがあったにもかかわらず、仕上がった商品マスターにはほとんどミスが見られず、丁寧にお仕事に向き合ってくださったことが伝わってきました。 稀に修正点が生じた場合であっても、迅速に修正対応を行っていただけたため、こちらの受発注管理システムへの移行作業を滞らせることなくスムーズに進めることができました。確実性と柔軟性を兼ね備えた、素晴らしい作業内容でした。

Q5.発注前と発注後では障害者福祉施設に対するイメージはどのように変わったでしょうか？

春日さん
正直に申し上げますと、発注前はこれほど複雑なパソコン入力作業やデータ管理まで対応していただけるとは存じ上げず、認識が大きく変わりました。 実際に依頼してみると、こちらの複雑な仕様を正確にこなしていただける技術力の高さだけでなく、予算面についても親身に相談に乗っていただける柔軟さに驚きました。さらに、状況に応じて短納期でご対応いただけるケースもあると知り、福祉施設への委託には、私たちが想像していた以上にビジネスにおける多様な可能性が秘められていると強く実感しています。

Q6.他にどのような作業を依頼してみたいですか？

春日さん
自社での具体的な次回発注は未定ですが、今回驚かされたのは、ZOOMでの丁寧なすり合わせや別事業所でのクロスチェックといった「品質管理の手厚さ」です。 そのため、単なる文字入力だけでなく、マニュアルの読み込みが必要な作業や、ダブルチェックが不可欠な「大量の書類チェック・照合業務」といった、正確性と丁寧さが求められるルーティン業務全般において、多くの企業がメリットを享受できるポテンシャルを秘めていると感じます。今後、社内でこういったルーティン業務の外部委託を検討する機会があれば、ぜひまたご相談させていただきたいです。

今回のご依頼でまず最初に考えたことは、正確性が重要であるということでした。マスターはすべての基になるデータですので、間違いがあれば大変なことになります。

今回、この取り組みには5か所の障害者福祉施設が参加しましたが、正確性を担保するために入力作業を4施設、チェック作業を1施設が行う体制を構築しました。チェック作業は月ごとに各施設がローテーションする仕組みです。結果、全施設が入力作業とチェック作業を経験しますので、作業の精度向上が期待できます。

このようにみやぎセルプが作業スキームの構築に関われることも、ジョブマッチングの強みのひとつであります。

発注することに不安がある方、ご不明な点がある方は、まずはお気軽にみやぎセルプにご相談ください。